Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
(приказ Минтруда России от 15 июня 2020 № 333н)
Наименование вида профессиональной деятельности (ВПД): Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм (код 07.002).
Основная цель ВПД: Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.
Отнесение к видам экономической деятельности: 82.11 Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации, 82.30 Деятельность по организации конференций и выставок
Требования к квалификации секретаря руководителя
ОТФ: Организационное обеспечение деятельности организации
Высшее образование — бакалавриат
или
Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
Трудовые функции секретаря руководителя
C/01.6 Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
Внесение информации в планировщик (органайзер)
Согласование с руководителем времени планируемых действий
Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
Устанавливать цели, определять иерархию целей
Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время
Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени
Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях
Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
Специфика основной деятельности организации
Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации
Руководящий состав организации и ее подразделений
Функции самоменеджмента
Принципы и правила планирования рабочего времени
Методы постановки целей
Правила проведения деловых переговоров
Требования охраны труда
C/02.6 Планирование рабочего дня секретаря
Выбор и оформление планировщика секретаря
Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)
Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
Перенос невыполненных запланированных задач
Выполнение типичных ежедневных дел
Выбирать и оформлять планировщик
Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе
Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное
Выбирать оптимальный ритм работы
Анализировать причины невыполнения задач
Применять информационно-коммуникационные технологии
Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)
Основы управления временем
C/03.6 Организация телефонных переговоров руководителя
Ведение базы телефонных контактов руководителя
Соединение руководителя с конкретными абонентами
Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя
Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения
Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
Соблюдать служебный этикет
Телефонные контакты руководителя
Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали
Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
Правила поддержания и развития межличностных отношений
Правила проведения деловых переговоров
Правила защиты конфиденциальной информации
Требования охраны труда
C/04.6 Организация командировок руководителя
Подготовка проекта служебного задания руководителя
Подготовка проекта приказа о служебной командировке
Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
Подготовка документов к поездке руководителя
Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
Оформлять авансовые отчеты руководителя
Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной
Оформлять командировочные документы
Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя
Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя
Применять способы делового общения
Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки
Порядок подготовки и проведения командировок
Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
Деловой протокол
Этика делового общения
C/05.6 Организация работы с посетителями в приемной руководителя
Организация личного приема посетителей руководителем
Установление порядка приема для различных категорий посетителей
Ведение журнала предварительной записи на прием
Регистрация посетителей
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
Организация приема деловых партнеров в офисе
Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя
Управлять конфликтами
Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
Создавать положительный имидж организации
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
Применять информационно-коммуникационные технологии
Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Правила речевого этикета
Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Этикет и основы международного протокола
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
C/06.6 Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
Подготовка повестки дня мероприятия
Оформление списка участников мероприятия
Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
Выбор места и времени проведения мероприятия
Подготовка предварительной сметы расходов
Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
Решение вопросов технического оснащения мероприятия
Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
Организация встречи и регистрация участников мероприятия
Ведение протокола мероприятия
Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
Соблюдать правила делового этикета и протокола
Поддерживать имидж организации
Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
Обеспечивать безопасность деятельности организации
Применять информационно-коммуникационные технологии
Применять правила русского языка
Применять навыки скоростного письма
Применять навыки записи и расшифровки текста
Использовать современные технические средства в области скоростного письма
Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения
Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия
Основы написания речей и докладов руководителя
Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
Правила делового общения, делового этикета
Этикет и основы международного протокола
Правила проведения деловых переговоров
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Системы скоростного письма
Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
Требования охраны труда
C/07.6 Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Документальное оформление решений руководителя
Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
Координация деятельности по исполнению решений руководителя
Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
Фиксация исполнения поручений
Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
Вести сроковую картотеку
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя
Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов
Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя
Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации
Применять информационно-коммуникационные технологии
Оценивать результаты в рамках поставленных задач
Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
Принципы, способы информирования сотрудников
Этика делового общения
Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности
Локальные нормативные акты организации
C/08.6 Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
Организация оформления интерьера приемной руководителя
Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями
Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя
Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности
Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием
Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой
Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания
Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты
Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности
Основы эргономики офиса и флористики
Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений
Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней
C/09.6 Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
Разработка должностной инструкции секретаря
Разработка положения о секретариате
Разработка инструкции по делопроизводству
Составлять и оформлять организационные и методические документы
Редактировать тексты служебных документов
Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
Использовать справочные правовые системы
Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером
Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
Пользоваться электронной почтой
Пользоваться системами электронного документооборота
Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Порядок работы с документами
Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)
Виды документов, их назначение
Основы документной лингвистики
Требования охраны труда
C/10.6 Составление и оформление управленческой документации
Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
Печать служебных документов и материалов
Размножение служебных документов
Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
Редактировать тексты служебных документов
Пользоваться унифицированными формами документов
Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов
Печатать служебные документы
Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
Работать с компьютером, сканером
Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
Пользоваться электронной почтой
Пользоваться системами электронного документооборота
Обеспечивать безопасность деятельности организации
Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)
Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Порядок работы с документами
Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
Виды документов, их назначение
Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
Правила подписания и утверждения документов
Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем
Основы документной лингвистики
Правила русского языка
Требования охраны труда
C/11.6 Организация работы с документами в приемной руководителя
Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
Подготовка документов для рассмотрения руководителем
Учет документов, поступающих на имя руководителя
Организация доставки документов исполнителям
Создание и ведение базы данных документов руководителя
Ведение информационно-справочной работы
Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией
Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами
Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
Применять правила русского языка
Применять навыки скоростного письма
Составлять и оформлять локальные нормативные акты
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Структура организации, руководство структурных подразделений
Современные информационные технологии работы с документами
Порядок работы с документами, схемы документооборота
Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов
Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
Системы электронного документооборота
Системы скоростного письма
Требования охраны труда
C/12.6 Организация хранения документов в приемной руководителя
Разработка разделов номенклатуры дел организации
Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
Подготовка и передача дел в архив организации
Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов
Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
Обеспечивать сохранность документов организации
Производить подготовку дел для передачи в архив
Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
Требования охраны труда
Правила подготовки и передачи дел в архив организации
C/13.6 Обеспечение руководителя информацией
Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
Формирование и использование баз данных в организации
Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации
Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме
Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы
Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы
Вводить новые данные в справочно-информационные системы
Вводить в память компьютера электронные образы документов
Применять навыки скоростного письма
Применять навыки записи и расшифровки текста
Использовать современные технические средства в области скоростного письма
Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
Применять информационно-коммуникационные технологии
Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
Состав внешних информационных потоков
Состав внутренних информационных потоков
Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
Особенности формирования баз данных в организации
Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков
Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
Системы скоростного письма
Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
Требования охраны труда
C/14.6 Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
Информирование работников организации о решениях руководителя
Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
Организация встреч трудового коллектива с руководством
Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
Использовать современные технологии сбора и передачи информации
Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя
Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных
Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате
Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные
Обеспечивать оперативность информационных потоков
Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
Формы представления управленческой информации
Источники управленческой информации
Методика отбора источников информации
Требования, предъявляемые к управленческой информации
Требования охраны труда
Свидетельство о профессиональной квалификации «Секретарь руководителя»
Свидетельство о квалификации 07.00200.03. Секретарь руководителя (6 уровень квалификации), полученное после прохождения профессионального экзамена в Центре оценки квалификаций МКПП(р), подтверждает профессиональные знания и навыки специалиста требованиям профессионального стандарта.
Свидетельство выдается соискателю центром оценки квалификации после подтверждения результатов экзамена профильным советом по профессиональным квалификациям СПК ДАО.
Профессиональный экзамен для секретаря-администратора
Обращение в ЦОК МКПП(р) для проведения профессионального экзамена
Документы соискателя:
- Заявление о проведении профессионального экзамена, содержащее согласие на обработку персональных данных соискателя.
- Копия паспорта (страницы с фото и регистрацией) или иного документа, удостоверяющего личность соискателя;
- Копии документов:
- 1) Диплом о высшем образовании не ниже уровня бакалавриата. Диплом о профессиональной переподготовке, подтверждающий освоение искомой квалификации
- ИЛИ
- 2) Диплом о среднем профессиональном образовании по программам подготовки специалистов среднего звена. Диплом о профессиональной переподготовке, подтверждающий освоение искомой квалификации.
- Документы, подтверждающие наличие не менее двух лет практического опыта работы по документационному обеспечению деятельности организации.
В день экзамена соискатель предъявляет оригиналы паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и документ(ы) об образовании.
Стоимость экзамена для секретаря-администратора
В соответствии с решением СПК ДАО (Протокол №3 от 25.09.2017) стоимость профессионального экзамена по квалификации 07.00200.03. Секретарь руководителя (6 уровень квалификации) составляет: 7 000 руб.
Апелляционная комиссия
Рассмотрение жалоб, связанных с результатами прохождения профессионального экзамена и выдачей свидетельства о квалификации рассматриваются Апелляционной комиссией СПК ДАО